Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

SKS Oppi ja Tieto Oy:n Oppimisympäristö Äly

Yleistä

SKS Oppi ja Tieto Oy (”SKS Oy”) käsittelee henkilötietoja vastuullisesti ja noudattaa henkilötietojen käsittelyssä hyvää tietojenkäsittelytapaa, lakeja ja viranomaisten ohjeistuksia. Tämän tietosuojaselosteen (”Tietosuojaseloste”) tarkoituksena on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679/EU (GDPR) 13 ja 14 artiklojen mukaisesti informoida, minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme verkkosivustollamme alyapp.fi (alidomainit mukaan luettuna) sekä sen kautta tarjottavassa Äly-verkkoympäristössä, joka on SKS:n ylläpitämä sähköinen oppimisympäristö (verkkosivusto ja oppimisympäristö jäljempänä yhdessä ”Äly”), ja kuinka käsittelemme näitä tietoja.

Äly voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolien ylläpitämille sivustoille. Tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, joka liittyy Älyyn ja jonka osalta SKS Oy toimii rekisterinpitäjänä. Tässä Tietosuojaselosteessa ei oteta kantaa, eikä SKS Oy ole vastuussa, kolmansien osapuolien toimista ja käytännöistä liittyen yksityisyyden suojaan ja henkilötietojen käsittelyyn.

Kerätyt henkilötiedot ja säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme seuraavanlaisia henkilötietoja Älyn käyttäjistä (”Käyttäjä”) eri lähteistä:

Käyttäjätiedot. Tiedot kerätään Käyttäjältä itseltään Älyyn rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä. SKS Oy ei kerää alle 13-vuotiaiden henkilötietoja. Älyssä voidaan käsitellä seuraavia Käyttäjän antamia henkilötietoja:

sähköpostiosoite, etunimi, sukunimi, koulun nimi, koulun paikkakunta, toiminta Palvelussa mikäli Käyttäjä on oppilas, oppilaan ryhmä; mikäli Käyttäjä on opettaja, opettajan ÄOL-jäsennumero, mahdollinen Käyttäjän antama Palvelua koskeva palaute ja arvostelut, muu Käyttäjän ja SKS:n välinen Palvelua koskeva kommunikaatio, mahdollinen Käyttäjän antama suostumus tiettyyn henkilötietojen käsittelyyn tai suoramarkkinointiin sekä suoramarkkinointikiellot

Tekniset tiedot. Koska Äly tarjotaan sähköisesti, tallentuu ja tallennamme järjestelmiimme edellä mainittujen tietojen lisäksi myös muita tietoja Käyttäjistä. Tällaisia teknisesti keräämiämme tietoja ovat esimerkiksi:

Älyn Käyttäjien IP-osoitteet, laite- ja ohjelmistotunnisteet, käyttöjärjestelmän tyyppi ja versio, sekä selaimen ja käyttöjärjestelmän kieliasetukset

Maksutiedot. Siltä osin kuin Käyttäjä käyttää Älyn maksullista versiota, käsittelemme tiettyjä palvelumaksuihin liittyviä henkilötietoja, kuten:

Maksutapa ja maksukortin numero (maksutavasta riippuen), maksuaika, tilinumero (maksutavasta riippuen), mahdollisten maksupalautusten tiedot, onnistuneiden ja keskeytyneiden ostojen tiedot (tilausnumero ja hinta).

Analytiikkatiedot. Käytämme Älyn yhteydessä kolmansien osapuolten tarjoamia analyysityökaluja ja mittausjärjestelmiä kerätäksemme ja hyödyntääksemme myös ei-henkilökohtaisia tietoja. Yksittäistä käyttäjää ei lähtökohtaisesti voida tunnistaa aggregoidussa muodossa olevien analytiikkatietojen avulla, mutta joissain tapauksissa analytiikkatietokin voi muodostua soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilötiedoksi, mikäli se on yhdistettävissä muuhun SKS Oy:n hallinnoimaan Käyttäjää koskevaan tietoon. Näissä tapauksissa analytiikkatietoja käsitellään henkilötietoina tämän Tietosuojaselosteen ja soveltuvien lakien mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelun tarjoaminen ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen (oikeusperusta: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu)

SKS Oppi ja Tieto Oy käsittelee Käyttäjätietoja, jotta voimme tarjota Älyn Käyttäjille, sekä liiketoimintamme hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi Käyttäjiä kohtaan. Voimme myös käsitellä henkilötietoja mm. asiakaspalvelun hoitamiseksi ja kehittämiseksi sekä asiakastapahtumien varmentamiseksi.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (oikeusperusta: lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen)

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme hallinnoida ja täyttää lakisääteiset velvollisuutemme. Tämä sisältää henkilötietojen käsittelyä mm. kirjanpidollisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi sekä niiden toimittamista toimivaltaisille viranomaisille.

Oikeudellisten vaateiden käsitteleminen ja oikeusprosessien hoitaminen (oikeusperusta: oikeutettu etu)

Voimme käsitellä henkilötietoja liittyen oikeudellisten vaateiden käsittelyyn, saatavien perintään taikka oikeusprosesseihin. Voimme myös käsitellä henkilötietoja petosten ehkäisemiseksi, palvelujemme väärinkäytösten torjumiseksi sekä tietosisältöjen, järjestelmien ja verkkojen turvaamiseksi.

Viestintä ja markkinointi (oikeusperusta: oikeutettu etu)

Voimme käsitellä henkilötietoja ottaaksemme Käyttäjiimme yhteyttä koskien Älyä sekä informoidaksemme Käyttäjiä Älyn muutoksista. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja Älyn markkinoimiseksi, esimerkiksi uutiskirjeiden muodossa.

Laadun parantaminen ja trendien analysoiminen (oikeusperusta: oikeutettu etu)

Saatamme käsitellä informaatiota koskien Älyn käyttöä parantaaksemme palveluidemme laatua, esimerkiksi analysoimalla Älyn käyttöön liittyviä ajankohtaisia trendejä. Niin pitkälle kuin mahdollista, suoritamme tällaista informaation käsittelyä aggregoidussa ja anonymisoidussa muodossa.

Käsittelyn oikeusperustat

Käsittelemme Käyttäjien henkilötietoja pääsääntöisesti SKS Oy:n ja Käyttäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.

Saatamme myös käsitellä henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, esimerkiksi liittyen analytiikkaan ja markkinointiin. Kun käsittelemme Käyttäjän henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, punnitsemme etukäteen huolellisesti omia intressejämme Käyttäjän yksityisyydensuojaa vasten.

Jossain tapauksissa Käyttäjiltä saatetaan pyytää suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisessa tapauksessa, oikeusperusta käsittelylle on suostumus. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Tietojen luovutus ja henkilötietojen vastaanottajat

SKS Oy ei jaa Käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille SKS Oy:n organisaation ulkopuolelle, ellei jokin seuraavista olosuhteista ole käsillä:

Tarpeellisuus tässä Tietosuojaselosteessa esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi  

Siinä määrin kuin kolmansilla osapuolilla on tarve saada pääsy Käyttäjän henkilötietoihin Älyn toteuttamiseksi, SKS Oy on varmistanut asianmukaisilla organisatorisilla ja sopimusoikeudellisilla keinoilla sen, että henkilötietoja käsitellään yksinomaan tässä Tietosuojaselosteessa esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi soveltuvien lakien ja viranomaismääräysten mukaisesti.

Oikeudelliset syyt

Voimme jakaa henkilötietoja kolmansille osapuolille SKS Oy:n organisaation ulkopuolelle, jos meillä on vilpittömässä mielessä syytä uskoa, että henkilötietojen käyttö on ehdottoman tarpeen: (i) lain, viranomaisten määräysten tai tuomioistuimen määräysten noudattamiseksi; (ii) petosten, teknisten ongelmien tai turvallisuusuhkien havaitsemiseksi, estämiseksi tai käsittelemiseksi; ja/tai (iii) SKS Oy:n, Käyttäjien tai yleisön intressien, omaisuuden tai turvallisuuden suojaamiseksi soveltuvan lain mukaisesti. Informoimme Käyttäjiä mahdollisuuksien mukaan tällaisestä siirrosta ja käsittelystä.

Valtuutetut palveluntarjoajat

Saatamme jakaa henkilötietoja niille valtuutetuille palveluntarjoajille, jotka toteuttavat SKS Oy:lle palveluita (mukaan lukien datan säilytyspalvelut sekä myynti-, markkinointi- ja tukipalvelut). Kaikki sopimuksemme näiden palveluntarjoajien kanssa sisältävät asianmukaiset ehdot henkilötietojen turvaamiseksi, joiden nojalla mm. henkilötietojen käyttö rajataan vain sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin ja valtuutettu palveluntarjoaja sitoutetaan noudattamaan lain vaatimia tietosuoja- ja turvallisuusstandardeja.

Käyttäjä suorittaa Älyyn liittyvät maksutapahtumat käyttämämme maksupalveluntarjoajan palvelussa. Maksunvälityspalvelun toteuttajana ja maksupalveluntarjoajana toimii Paytrail Oyj.

Muut oikeutetut syyt

Mikäli SKS Oy on yritys- tai liiketoimintakaupan osapuolena, voimme siirtää henkilötietoja asianosaiselle kolmannelle osapuolelle. Turvaamme näissä tilanteissa aina henkilötietojen luottamuksellisuuden. Ilmoitamme niin pian kuin mahdollista myös kaikille Käyttäjille henkilötietojen siirron ajankohdasta taikka siitä ajankohdasta, josta lukien Käyttäjien henkilötietojen sovelletaan eri tietosuojaselostetta.

Nimenomainen suostumus

Saatamme jakaa henkilötietoja kolmansien osapuolien kanssa SKS Oy:n organisaation ulkopuolella muista kuin edellä mainituista syistä, mikäli meillä on tähän Käyttäjän nimenomainen suostumus. Tällainen tilanne voi olla käsillä esimerkiksi silloin, kun Käyttäjä on kytkenyt Älyn kolmansien osapuolien palveluihin, kuten sosiaalisen median palveluihin. Käyttäjälle on oikeus peruuttaa suostumus koska tahansa.

Anonyymi ja aggregoitu tieto

Huomaathan, että edellä mainitut periaatteet koskien tiedon luovutuksia soveltuvat vain henkilötietoon. Saatamme luovuttaa aggregoitua tietoa kolmansille osapuolille analysointitarkoituksiin, mutta vain siinä tilanteessa, että tällainen aggregoitu tieto on anonyymiä eikä sisällä henkilötietoja.

Henkilötietoja ei kuitenkaan missään olosuhteissa luovuteta kolmansille osapuolille suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia tai henkilömatrikkeleja varten. 

Henkilötietojen säilytys

SKS Oy ei säilytä Käyttäjän henkilötietoja pidempään kuin on lain nojalla sallittua, ja joka tapauksessa tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen Älyn tai sen osan tarjoamiseksi, voimassaolevan lainsäädännön noudattamiseksi tai laillisten etujemme valvomiseksi ja varmistamiseksi. Säilytysaika riippuu informaation luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Näin ollen maksimisäilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoitusten välillä.

Lähtökohtaisesti Käyttäjän Käyttäjätiedot poistetaan rekisteristämme rekisteröidyn ilmoitettua lopettaneensa Älyn käytön joko ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti taikka poistamalla Älyn käyttöön vaadittavan käyttäjätilinsä. Käyttäjän tuottama sisältö voi kuitenkin jäädä näkyviin Älyn keskustelupalstoille ja muihin julkisiin osioihin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SKS Oy ei pääsääntöisesti siirrä Älyn käyttöön liittyviä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää tai muutoin käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja SKS Oy:n puolesta, jolloin SKS Oy huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla perustuen Euroopan komission tietosuojaa koskeviin vakiolausekkeisiin tai vastaaviin järjestelyihin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Älyssä käsiteltävät henkilötiedot on suojattu asianmukaisin organisatorisin ja teknisin suojauskeinoin ja -menettelyin. Pääsy henkilötietoihin on vain sellaisilla tahoilla ja työntekijöillä, joiden tehtävien suorittamiseksi henkilötietojen käsittely on perusteltua ja tarpeellista. Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia teknisten ratkaisujen ja palvelujen hankkimiseksi. Käyttäjän henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Älyn ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi. Ulkopuolisten palveluntarjoajien osalta takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Internetiin kytketyt tietojärjestelmät eivät kuitenkaan ole koskaan täysin tietoturvallisia. Siinä epätodennäköisessä tilanteessa, että henkilörekisteriin tallennettujen henkilötietojen tietosuoja vaarantuu tai on vaarantunut, ilmoitamme tarvittaessa henkilötietojen vaarantumisesta Käyttäjälle ilman aiheetonta viivytystä ja lisäksi myös viranomaisille 72 tunnin kuluessa vaarantumisen tai sen mahdollisuuden havaitsemisesta. Tietosuojan niin vaatiessa voimme väliaikaisesti keskeyttää Palvelun tarjoamisen.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita teknisiä seurantakeinoja Älyssämme. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sivuston selaamiseen käytetylle laitteelle käyttäjän tunnistamiseksi ja uudelleentunnistamiseksi. Evästeiden avulla voimme tunnistaa Älyyn palaavat käyttäjät ja käyttää Älyyn kuuluvien verkkosivustojemme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan.

Älyn käyttäjät, jotka eivät halua evästeitä tallennettavan heidän laitteelleen voivat estää evästeiden tallentamisen käyttämänsä selaimen asetuksista, sekä tarvittaessa poistaa jo tallennetut evästeet tyhjentämällä selaimensa sivuhistorian. Ohjeet evästeiden estämiseen ja sivuhistorian tyhjentämiseen löydät selaimesi käyttöohjeesta. Osa käyttämistämme evästeistä voivat olla välttämättömiä Älyyn liittyvän sivuston joidenkin ominaisuuksien toiminnan kannalta. Mobiiliapplikaatioissa seurantaa voi säädellä laitteen asetuksista. Seurantatietoja eri päätelaitteista voidaan yhdistää ja käyttäjiä voidaan profiloida automaattisesti tietojen perusteella.

Äly voi sisältää myös kolmansien osapuolten, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden, evästeitä, joihin sovelletaan kyseisen tahon tietosuojaa koskevia ehtoja. Tällaisia ovat esimerkiksi Google Analytics. Voit estää Google Analyticsin käytön seuraavalla selaimen add-on työkalulla: Google Analytics opt-out add-on.

Käyttäjän oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin. Käyttäjällä on oikeus saada pääsy SKS Oy:n käsittelemiin henkilötietoihin. Voit olla meihin yhteydessä, niin kerromme sinulle, mitä henkilötietoa olemme keränneet ja mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsittelemme.

Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (ml. automaattinen profilointi), Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen voi johtaa siihen, että Käyttäjällä on vähemmän vaihtoehtoja käyttäessään Älyä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritettujen käsittelytoimien lainmukaisuuteen.

Oikeus tietojen oikaisemiseen. Käyttäjällä on oikeus vaatia sellaisten säilyttämiemme henkilötietojen oikaisemista, jotka ovat epätarkkoja tai virheellisiä.

Oikeus tietojen poistamiseen. Käyttäjä voi pyytää meitä poistamaan henkilötiedot järjestelmistämme. Noudatamme pyyntöä, jollei meillä ole hyväksyttävää perustetta olla poistamatta ko. henkilötietoja.

Vastustamisoikeus. Käyttäjällä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä muihin kuin Älyn toteuttamiseen tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseen liittyviin tarkoituksiin. Mikäli Käyttäjä vastustaa henkilötietojen käsittelyä muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, voi vastustus johtaa siihen, että Käyttäjällä on vähemmän vaihtoehtoja Älyn käyttämiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Käyttäjä voi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi silloin, kun tietojen poistamiseen, oikaisemiseen tai käsittelyn vastustamiseen liittyvää pyyntöä käsitellään ja/tai meillä ei ole hyväksyttävää perustetta käsitellä henkilötietoja. Rajoittaminen voi johtaa siihen, että Käyttäjällä on vähemmän vaihtoehtoja Älyn käyttämiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Käyttäjällä on oikeus saada meiltä henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttämisestä. Käyttäjä voi hyödyntää yllä mainittuja oikeuksiaan lähettämällä SKS Oy:lle kirjeen tai sähköpostin alla mainittuihin osoitteisiin. Saatamme pyytää Käyttäjältä tässä tilanteessa ylimääräisiä tietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.

Pidätämme oikeuden hylätä pyynnöt, jotka ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti.

Suoramarkkinoinnin kieltäminen. Huolimatta mahdollisesta etukäteissuostumuksesta suoramarkkinointitarkoituksiin, Käyttäjällä on aina oikeus kieltäytyä vastaanottamasta suoramarkkinointiviestejä noudattamalla tällaisissa viesteissä olevia ohjeita postituslistalta poistamiseksi tai ilmoittamalla siitä erikseen SKS Oppi ja Tieto Oy:lle. Mikäli Käyttäjä päättää olla vastaanottamatta suoramarkkinointiviestejä, voimme edelleen lähettää Käyttäjälle asiakasviestintää, kuten sähköposteja koskien käyttäjätiliä tai Älyn tarjoamista. 

Valituksen tekeminen

Mikäli Käyttäjä kokee, että henkilötietoihin liittyvä käsittelymme ei ole tapahtunut soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voi Käyttäjä tehdä valituksen paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa paikallinen tietosuojaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

Yleistä

Tätä tietosuojaselostetta voidaan ajoittain muuttaa. Kehotamme Käyttäjää tarkistamaan säännöllisesti Tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. SKS Oppi ja Tieto Oy informoi Käyttäjiä Tietosuojaselosteen muutoksista Älyn yhteydessä ja olennaisista muutoksista mahdollisuuksien mukaan Käyttäjän antamaan sähköpostiosoitteeseen. Käyttöehtojen muutokset tulevat voimaan SKS Oppi ja Tieto Oy:n ilmoittamana ajankohtana.

Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä

ÄLY-palvelun käyttäjärekisteri

SKS Oppi ja Tieto Oy
Y-tunnus: 3010748-2
Sturenkatu 4
00510 Helsinki
tietosuoja@skskirjat.fi